Qu’est-ce qu’un supermandataire et comment le désigner ?
Un supermandataire est une personne qui reçoit un mandat de la part des représentants légaux pour gérer, de manière étendue, les paramètres bancaires liés aux comptes de l’organisation. Il dispose, en plus des droits d’un mandataire classique, de droits élargis, proches de ceux d’un représentant légal, et peut gérer les comptes via l’Online Banking (Internet Banking et la mobile app).
Le supermandataire peut être une personne de votre choix : un représentant légal (administrateur) ou toute autre personne.
Pourquoi nommer un supermandataire ?
Nommer un supermandataire permet d’accélérer le traitement des demandes et de simplifier la gestion bancaire quotidienne, notamment en cas de démarches papier. Cela offre plus de réactivité dans l’organisation, tout en restant dans un cadre sécurisé.
C’est donc un moyen efficace de gagner en autonomie, sans devoir faire systématiquement appel aux représentants légaux pour chaque modification.
Une fois nommé, un supermandataire peut :
- Gérer les droits d’accès dans l’Online Banking (profils, validations, limites)
- Modifier les coordonnées de l’organisation : nom, adresse du siège social, adresse de correspondance, code NACE, e-mail, téléphone
- Ouvrir ou clôturer un compte
- Ajouter ou supprimer des mandataires
- Modifier les limites des comptes ou des cartes
- Gérer les bénéficiaires effectifs (UBO)
- Introduire et valider des transactions, selon les règles définies
- Introduire des ordres d’achat et de vente sur un compte-titres ou un Triodos Impact Portfolio
⚠️ À noter : toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus ne sont pas encore disponibles dans l’Online Banking ou l’app mobile. Certaines modifications doivent encore être effectuées via un formulaire papier. Le supermandataire peut signer seul ces formulaires, ou à deux si une signature conjointe est requise.
La nomination d’un supermandataire ne limite en rien les droits des représentants légaux, qui conservent la possibilité de signer toute modification via formulaire papier.
Le supermandataire reçoit un mandat de gestion pour tous les comptes ouverts au nom de l’organisation et enregistrés à la Banque Triodos.
Un supermandataire ne peut pas :
- Nommer ou supprimer d'autres supermandataires
- Modifier l’exigence de signature conjointe
→ Ces actions doivent toujours être effectuées par les représentants légaux de l’organisation.
Signature conjointe
Par défaut, un supermandataire peut agir seul. Toutefois, les représentants légaux peuvent exiger une signature conjointe.
Dans ce cas, toute modification des paramètres des comptes ou des données de l’organisation devra être contresignée par un second supermandataire, que ce soit via l’Online Banking ou un formulaire (pdf).
Cette règle ne s’applique pas aux transactions (virements, achats, etc.), qui restent soumises aux règles de validation spécifiques définies pour chaque compte.
Nombre de supermandataires
Un minimum d’un et un maximum de cinq supermandataires doivent être désignés pour une organisation.
Comment désigner un supermandataire ou demander une signature conjointe ?
Pour nommer un supermandataire ou demander une signature conjointe, vous pouvez compléter le document ci-dessous. Il doit être signé par les représentants légaux de manière digitale ou à la main. La banque vérifiera la représentation légale dans les statuts. Cela permet de prévenir toute tentative de fraude, en s’assurant que la demande ne vient pas d’un tiers non autorisé. Vous pouvez ensuite le renvoyer par e-mail ou via message sécurisé dans l’Internet Banking.
Vous pouvez voir qui est supermandataire de votre organisation dans l’Internet Banking dans le menu Self Service > Personnes habilitées.