Un supermandataire est une personne qui reçoit un mandat de la part des représentants légaux pour gérer, de manière étendue, les paramètres bancaires liés aux comptes de l’organisation. Il dispose, en plus des droits d’un mandataire classique, de droits élargis, proches de ceux d’un représentant légal, et peut gérer les comptes via l’Online Banking (Internet Banking et la mobile app).

Le supermandataire peut être une personne de votre choix : un représentant légal (administrateur) ou toute autre personne.

Pourquoi nommer un supermandataire ?

Nommer un supermandataire permet d’accélérer le traitement des demandes et de simplifier la gestion bancaire quotidienne, notamment en cas de démarches papier. Cela offre plus de réactivité dans l’organisation, tout en restant dans un cadre sécurisé.

C’est donc un moyen efficace de gagner en autonomie, sans devoir faire systématiquement appel aux représentants légaux pour chaque modification.

Une fois nommé, un supermandataire peut :

• Gérer les droits d’accès dans l’Online Banking (profils, validations, limites)
• Modifier les coordonnées de l’organisation : nom, adresse du siège social, adresse de correspondance, code NACE, e-mail, téléphone
• Ouvrir ou clôturer un compte
• Ajouter ou supprimer des mandataires
• Modifier les limites des comptes ou des cartes
• Gérer les bénéficiaires effectifs (UBO)
• Introduire et valider des transactions, selon les règles définies
• Introduire des ordres d’achat et de vente sur un compte-titres ou un Triodos Impact Portfolio

⚠️ À noter : toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus ne sont pas encore disponibles dans l’Online Banking ou l’app mobile. Certaines modifications doivent encore être effectuées via un formulaire papier. Le supermandataire peut signer seul ces formulaires, ou à deux si une signature conjointe est requise.

La nomination d’un supermandataire ne limite en rien les droits des représentants légaux, qui conservent la possibilité de signer toute modification via formulaire papier.

Le supermandataire reçoit un mandat de gestion pour tous les comptes ouverts au nom de l’organisation et enregistrés à la Banque Triodos.

Un supermandataire ne peut pas :

• Nommer ou supprimer d'autres supermandataires
• Modifier l’exigence de signature conjointe
  → Ces actions doivent toujours être effectuées par les représentants légaux de l’organisation.

Signature conjointe

Par défaut, un supermandataire peut agir seul. Toutefois, les représentants légaux peuvent exiger une signature conjointe.
Dans ce cas, toute modification des paramètres des comptes ou des données de l’organisation devra être contresignée par un second supermandataire, que ce soit via l’Online Banking ou un formulaire (pdf).

Cette règle ne s’applique pas aux transactions (virements, achats, etc.), qui restent soumises aux règles de validation spécifiques définies pour chaque compte.

Nombre de supermandataires

Un minimum d’un et un maximum de cinq supermandataires doivent être désignés pour une organisation.

Comment désigner un supermandataire ou demander une signature conjointe ?

Pour nommer un supermandataire ou demander une signature conjointe, vous pouvez compléter le document ci-dessous. Il doit être signé par les représentants légaux de manière digitale ou à la main. La banque vérifiera la représentation légale dans les statuts. Cela permet de prévenir toute tentative de fraude, en s’assurant que la demande ne vient pas d’un tiers non autorisé. Vous pouvez ensuite le renvoyer par e-mail ou via message sécurisé dans l’Internet Banking.

Vous pouvez voir qui est supermandataire de votre organisation dans l’Internet Banking dans le menu Self Service > Personnes habilitées.

La carte de paiement liée à un compte à vue Business est seulement disponible pour les clients professionnels. La carte peut être demandée via Internet Banking.

Le CODA (CODed statement of Account) ou extrait de compte codifié est un fichier électronique contenant les données de vos extraits de compte et de leurs annexes.

Chaque mouvement sur votre compte est identifié sous forme structurée par une codification propre, ce qui permet à votre système informatique de le reconnaître sans équivoque et de l'imputer dans votre comptabilité.

Avec la domiciliation européenne (SEPA), vous automatisez le paiement de vos factures récurrentes et l'encaissement de vos factures auprès de vos clients.
Paiements sortants

Pour payer facilement vos factures récurrentes via une domiciliation SEPA, contactez votre fournisseur et contractez avec lui un mandat de domiciliation reprenant toutes les données de votre contrat. Celui-ci s’adressera dès lors directement à la Banque Triodos pour exécuter le paiement.

Vous évitez ainsi les retards de paiements et votre compte est débité automatiquement de chaque facture sans que vous ayez à effectuer le paiement vous-même.

Vous gardez cependant un œil sur vos créanciers, les échéances et les paiements par domiciliations dans votre Internet Banking et votre application mobile.
Paiements entrants

Avec la domiciliation européenne (SEPA Direct Debit), votre entreprise ou organisation peut percevoir directement vos factures ou encaissements auprès des clients - particuliers ou professionnels - qui vous ont conféré un mandat à cet effet. Les encaissements sont payés automatiquement sans que votre client ait à intervenir. La domiciliation européenne peut être utilisée dans l’ensemble de la zone SEPA pour les paiements en euros.

Vous pouvez faciliter votre comptabilité grâce à notre partenariat avec CodaBox.

CodaBox est une société belge, leader du marché pour l'automatisation des CODA depuis 2011. Elle est intermédiaire entre les banques qui fournissent les extraits de compte et les comptables (internes/externes) qui enregistrent les opérations bancaires.

CodaBox récupère et met à disposition les relevés bancaires électroniques de toute entreprise pour le compte du bureau comptable ou pour elle-même auprès de toutes les banques où l'entreprise a des comptes.