Betalen en betaald worden

Als professionele klant kan je bij Triodos Bank één of meerdere ‘supermandatarissen’ aanstellen om je rekeningen en klantgegevens makkelijker te beheren.

Wat is een supermandataris?

Een supermandataris is een natuurlijke persoon die door de wettelijke vertegenwoordigers wordt aangeduid om de rekeningen en de (rekening)gegevens van de organisatie te beheren, zowel digitaal als op papier. Een supermandataris beschikt over meer bevoegdheden dan een gewone mandataris of volmachtdrager.

De supermandataris kan een persoon naar keuze zijn: een wettelijke vertegenwoordiger (bestuurder van de organisatie) of een andere persoon.

Waarom een supermandataris aanduiden?

Het aanstellen van een supermandataris vereenvoudigt het dagelijkse rekeningbeheer en laat toe om bepaalde aanpassingen en wijzigingen sneller door te voeren. Dit zorgt voor meer flexibiliteit, terwijl het beheer van de rekening(gegevens) wel binnen een veilig kader blijft gebeuren, door specifiek daarvoor aangeduide personen.

Een supermandataris aanstellen biedt dus een vlottere en meer efficiënte manier om zelf je zakelijke rekeningen te beheren, zonder telkens een beroep te moeten doen op alle wettelijke vertegenwoordigers voor elke wijziging.

Een supermandataris kan de volgende zaken:

• De toegangsrechten in Online Banking beheren (profielen, goedkeuringen, limieten)
• De gegevens van de organisatie wijzigen: naam, adres van de maatschappelijke zetel, correspondentieadres, NACE-code, e-mail, telefoonnummer
• Een nieuwe rekening openen of een bestaande rekening afsluiten
• Volmachtdragers toevoegen of verwijderen
• De limieten van rekeningen en/of kaarten aanpassen
• De uiteindelijke begunstigden (UBO) beheren
• Transacties invoeren en goedkeuren (volgens de geldende parameters en limieten)
• Aan- en verkooporders plaatsen op effectenrekeningen of een Triodos Impact Portfolio

⚠️ Opgelet: niet alle bovenstaande functionaliteiten zijn al beschikbaar in Online Banking of de mobiele app. Sommige wijzigingen moeten nog steeds via een formulier (pdf) gebeuren. De supermandataris mag deze formulieren alleen ondertekenen, of samen met een tweede persoon als een gezamenlijke handtekening vereist is.

De aanstelling van een supermandataris beperkt op geen enkele manier de rechten van de wettelijke vertegenwoordigers, die steeds de mogelijkheid behouden om elke wijziging via een formulier (pdf) te ondertekenen.

De supermandataris krijgt een beheersmandaat op alle rekeningen op naam van de organisatie bij Triodos Bank.

Een supermandataris kan niet:

• Andere supermandatarissen aanstellen of schrappen
• De instellingen voor gezamenlijke handtekening wijzigen

→ Deze twee zaken moeten altijd worden uitgevoerd door de wettelijke vertegenwoordigers van de organisatie.

Gezamenlijke handtekening

In principe kan een supermandataris alleen handelen. De wettelijke vertegenwoordigers kunnen echter een gezamenlijke handtekening aanvragen.
In dat geval moet elke wijziging van de rekeninginstellingen of van de gegevens van de organisatie mee ondertekend worden door een tweede supermandataris, ongeacht of de wijziging via Online Banking of via een formulier (pdf) gebeurt.

Deze regel is niet van toepassing op transacties (overschrijvingen, aankopen, enz.): die blijven namelijk gewoon onderworpen aan de validatieregels die per rekening zijn vastgelegd.

Aantal supermandatarissen: Er kunnen minimaal een en maximaal vijf supermandatarissen worden aangeduid per organisatie.

Hoe duid je een supermandataris aan of vraag voor gezamenlijke handtekening van de supermandatarissen?

Om een supermandataris aan te stellen en/of gezamenlijke handtekening vragen, moet een aanvraag worden ingevuld en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordigers.

Het document kan digitaal worden ondertekend en verstuurd per e-mail of via een beveiligd bericht in Internet Banking.

Je kan terugvinden wie de supermandataris(en) zijn op de rekeningen van jouw organisatie via het menu Self Service > Bevoegde personen

De betaalkaart voor de zichtrekening Business is enkel beschikbaar voor onze zakelijke klanten. Je kan de kaart aanvragen via Internet Banking.

Dat is afhankelijk van het bedrag en het land.

De kosten die in rekening gebracht worden, krijg je te zien in Internet Banking of de Mobile App vooraleer je de transactie bevestigt.

Een CODA (CODed statement of Account) of gecodeerd rekeninguittreksel is een elektronisch bestand met daarin de gegevens vermeld op je rekeninguittreksels en hun bijlagen.

Iedere beweging op uw rekening wordt op gestructureerde wijze geïdentificeerd aan de hand van een eigen code, waardoor jouw IT-systeem die beweging ondubbelzinnig kan herkennen en opnemen in de boekhouding.

Het manueel exporteren van rekeninguittreksels is verleden tijd met CodaBox. je boekhouding is altijd up-to-date en je vermijdt fouten, wat een enorme tijdswinst betekent voor jou en je boekhouder.

Jouw toestemming geven volstaat zodat CodaBox de rekeninguittreksels van je Triodos zicht-, spaar- en/of termijnrekening automatisch ter beschikking stelt in je boekhoudpakket.

Triodos Bank rekent voor die dienst geen kosten aan. CodaBox zal rechtstreeks factureren aan je boekhouder of het administratiekantoor/fiduciair waarmee je werkt.