Als professionele klant kan je bij Triodos Bank één of meerdere ‘supermandatarissen’ aanstellen om je rekeningen en klantgegevens makkelijker te beheren.

Wat is een supermandataris?

Een supermandataris is een natuurlijke persoon die door de wettelijke vertegenwoordigers wordt aangeduid om de rekeningen en de (rekening)gegevens van de organisatie te beheren, zowel digitaal als op papier. Een supermandataris beschikt over meer bevoegdheden dan een gewone mandataris of volmachtdrager.

De supermandataris kan een persoon naar keuze zijn: een wettelijke vertegenwoordiger (bestuurder van de organisatie) of een andere persoon.

Waarom een supermandataris aanduiden?

Het aanstellen van een supermandataris vereenvoudigt het dagelijkse rekeningbeheer en laat toe om bepaalde aanpassingen en wijzigingen sneller door te voeren. Dit zorgt voor meer flexibiliteit, terwijl het beheer van de rekening(gegevens) wel binnen een veilig kader blijft gebeuren, door specifiek daarvoor aangeduide personen.

Een supermandataris aanstellen biedt dus een vlottere en meer efficiënte manier om zelf je zakelijke rekeningen te beheren, zonder telkens een beroep te moeten doen op alle wettelijke vertegenwoordigers voor elke wijziging.

Een supermandataris kan de volgende zaken:

• De toegangsrechten in Online Banking beheren (profielen, goedkeuringen, limieten)
• De gegevens van de organisatie wijzigen: naam, adres van de maatschappelijke zetel, correspondentieadres, NACE-code, e-mail, telefoonnummer
• Een nieuwe rekening openen of een bestaande rekening afsluiten
• Volmachtdragers toevoegen of verwijderen
• De limieten van rekeningen en/of kaarten aanpassen
• De uiteindelijke begunstigden (UBO) beheren
• Transacties invoeren en goedkeuren (volgens de geldende parameters en limieten)
• Aan- en verkooporders plaatsen op effectenrekeningen of een Triodos Impact Portfolio

⚠️ Opgelet: niet alle bovenstaande functionaliteiten zijn al beschikbaar in Online Banking of de mobiele app. Sommige wijzigingen moeten nog steeds via een formulier (pdf) gebeuren. De supermandataris mag deze formulieren alleen ondertekenen, of samen met een tweede persoon als een gezamenlijke handtekening vereist is.

De aanstelling van een supermandataris beperkt op geen enkele manier de rechten van de wettelijke vertegenwoordigers, die steeds de mogelijkheid behouden om elke wijziging via een formulier (pdf) te ondertekenen.

De supermandataris krijgt een beheersmandaat op alle rekeningen op naam van de organisatie bij Triodos Bank.

Een supermandataris kan niet:

• Andere supermandatarissen aanstellen of schrappen
• De instellingen voor gezamenlijke handtekening wijzigen

→ Deze twee zaken moeten altijd worden uitgevoerd door de wettelijke vertegenwoordigers van de organisatie.

Gezamenlijke handtekening

In principe kan een supermandataris alleen handelen. De wettelijke vertegenwoordigers kunnen echter een gezamenlijke handtekening aanvragen.
In dat geval moet elke wijziging van de rekeninginstellingen of van de gegevens van de organisatie mee ondertekend worden door een tweede supermandataris, ongeacht of de wijziging via Online Banking of via een formulier (pdf) gebeurt.

Deze regel is niet van toepassing op transacties (overschrijvingen, aankopen, enz.): die blijven namelijk gewoon onderworpen aan de validatieregels die per rekening zijn vastgelegd.

Aantal supermandatarissen: Er kunnen minimaal een en maximaal vijf supermandatarissen worden aangeduid per organisatie.

Hoe duid je een supermandataris aan of vraag voor gezamenlijke handtekening van de supermandatarissen?

Om een supermandataris aan te stellen en/of gezamenlijke handtekening vragen, moet een aanvraag worden ingevuld en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordigers.

Het document kan digitaal worden ondertekend en verstuurd per e-mail of via een beveiligd bericht in Internet Banking.

Je kan terugvinden wie de supermandataris(en) zijn op de rekeningen van jouw organisatie via het menu Self Service > Bevoegde personen

De titularis of houder van een professionele rekening is de organisatie (vennootschap of vereniging) of zelfstandige op wiens naam de rekening werd geopend.

De wettelijke vertegenwoordigers zijn de fysieke personen die de organisatie rechtsgeldig vertegenwoordigen volgens de meest recente statuten. Vaak schrijven de statuten voor dat de wettelijke vertegenwoordiging bestaat uit minimaal twee leden van het bestuursorgaan van de organisatie die samen optreden. Personen belast met het dagelijks bestuur hebben deze bevoegdheid in principe niet.

Mandatarissen en supermandatarissen zijn natuurlijke personen aan wie de wettelijke vertegenwoordigers een volmacht geven om samen het beheer van de rekening op zich te nemen. Zij beschikken over andere bevoegdheden (zie tabel hieronder).

Handeling

Mandataris

Supermandataris

Rekeningen raadplegen via Online Banking

✅

✅

Transacties invoeren/autoriseren

✅ (volgens geldende validatieparameters)

✅ (kan validatieparameters aanpassen)

Aan- en verkooporders invoeren op een effectenrekening of Triodos Impact Portfolio

✅

✅

Toegangen en machtigingen in Online Banking beheren (profielen, validatieparameters voor transacties, limieten)

❌

✅(alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Wijzigen van de organisatiegegevens

❌

✅ (alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Nieuwe rekeningen openen en/of bestaande rekeningen afsluiten

❌

✅ (alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Mandatarissen toevoegen en/of schrappen

❌

✅ (alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Transactielimieten per rekening aanpassen

❌

✅ (alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Kaartlimieten aanpassen

❌

✅ (alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Uiteindelijke begunstigden (UBO) beheren

❌

✅ (alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Wijzigingen aanvragen en bevestigen via een papieren formulier

❌

✅ (alleen of met 2 afhankelijk van de instellingen)

Supermandatarissen toevoegen en/of schrappen

❌

❌

Instellingen gezamenlijke handtekeningen aanpassen of schrappen

❌

❌

De bevoegdheden van een supermandataris kunnen onmiddelijk worden ingetrokken via een zelf opgestelde schriftelijke aanvraag ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger

Gelieve aan te geven of de toegang van de supermandataris volledig moet worden verwijderd of dat deze wel nog als ‘gewone’ mandataris kan aanblijven op de rekeningen van de organisatie.

Om een supermandataris aan te stellen en/of gezamenlijke handtekening vragen, moet een aanvraag worden ingevuld en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordigers.

Het document kan digitaal worden ondertekend en verstuurd per e-mail of via een beveiligd bericht in Internet Banking.

Je kan terugvinden wie de supermandataris(en) zijn op de rekeningen van jouw organisatie via het menu Self Service > Bevoegde personen.

De Triodos digipass is een persoonlijke digipass. Je kan enkel de digipass gebruiken die Triodos Bank België je toestuurde.

Volg deze stappen om een nieuwe pincode in te stellen:

1. Toets drie maal een willekeurige pincode in. Je krijgt telkens de melding 'Wrong pin'.
2. Na de derde keer krijg je de melding 'Wait 1 minute' of 'Time penalty'.
3. Toets nu een vierde keer een willekeurige pincode in. Nu is jouw digipass geblokkeerd en verschijnt de 'UNLOC CODE' of 'LOCK CODE' op het scherm .

Met jouw digipass bij de hand, bel je nu een medewerker van de helpdesk op het nummer 02 548 28 00 (van 09.00 tot 13.00). Onze medewerker zal jou verder met het instellen van een nieuwe persoonlijke pincode.

Om opnieuw toegang te krijgen tot de app, moet je je opnieuw registreren:

• Open de Triodos-app
• Kies je taal
• Tik op ‘Aanmelden’
• Volg de stappen om je opnieuw te registreren

De betaalkaart voor de zichtrekening Business is enkel beschikbaar voor onze zakelijke klanten. Je kan de kaart aanvragen via Internet Banking.

Neem contact op met je leverancier om een domiciliëringsmandaat op te stellen.

Je kan een domiciliëring niet zelf opstellen via Internet Banking maar je kan het wel zelf stopzetten.

Ja. Triodos Bank verwerkt alle inkomende en uitgaande verrichtingen binnen Europa als instantoverschrijvingen, zonder dat je daarvoor iets extra’s hoeft te doen.

Deze overschrijvingen worden 24/7 onmiddellijk uitgevoerd, ook ’s nachts, in het weekend en op feestdagen. Je voert de overschrijving uit via de Mobile App of Internet Banking vanaf een zicht- of spaarrekening, en de begunstigde ontvangt het bedrag binnen enkele seconden, zelfs op rekeningen bij een andere deelnemende bank.

Steeds meer Europese banken ondersteunen instantoverschrijvingen. Een overzicht van de deelnemende banken vind je hier.

Wanneer een instantoverschrijving niet mogelijk is, bijvoorbeeld naar een bank die (nog) geen instantoverschrijvingen kan ontvangen, wordt de betaling verwerkt als een gewone overschrijving. Doorlopende opdrachten en geplande betalingen (met memodatum) vallen ook buiten instantoverschrijvingen.

Elke rekening heeft een dagelijkse overschrijvingslimiet, die je bij het openen van je rekening vastlegt. Voor professionele klanten geldt een standaardlimiet van 50.000 EUR per dag per rekening.

Wil je de dagelijkse limiet van je zicht- of spaarrekening aanpassen? Dat kan eenvoudig via Internet Banking. Deze functie is beschikbaar voor zelfstandigen en supermandatarissen die zijn benoemd door de wettelijke vertegenwoordigers van een onderneming.

Je kunt de limiet tijdelijk of permanent verhogen tot een bedrag van maximaal 250.000 EUR.

Zo kan je dat doen:

• Internet Banking:

Ga naar Self Service > Rekeninginstellingen > Selecteer de rekening > Rekeninglimieten.

Wil je de limiet permanent verhogen tot meer dan 250.000 EUR, of is er geen supermandataris voor je onderneming? Stuur ons dan het correct ingevulde en ondertekende formulier "Wijziging Online Banking voor bestaande zakelijke klanten" via een bericht in Internet Banking, de app, of per post. Wij passen vervolgens je instellingen voor Internet Banking en Mobile Banking aan.

Ja, dat kan.

Er zijn 2 manieren om de betaling van loonbestanden uit te voeren:

1. Je geeft zelf de loonbetalingen in via Internet Banking. Dit kan manueel of door een upload van een bestand met betalingen uit jouw boekhoudpakket.

2. Het sociaal secretariaat stuurt de loonbestanden in XML-formaat (pain 001) via een beveiligd kanaal (sFTP) naar Triodos Bank.

Dit kan momenteel met de sociale secretariaten SD Worx, Acerta, Liantis en Sodalis. Jouw dossierbeheerder helpt je graag om dit in orde te brengen.
Staat jouw sociaal secretariaat niet op de lijst? Vraag hen dan met ons contact op te nemen via [email protected]. Zo kunnen we nagaan of we een verbinding kunnen opzetten.

Er zijn verschillende redenen waarom je kaart door een geldautomaat kan zijn ingeslikt: drie foutieve pincodes, te lange wachttijd, de kaart is niet meer geldig enz.

Als dit jou overkomt, kun je in Internet Banking een nieuwe kaart aanvragen. Hiervoor worden vervangingskosten in rekening gebracht (10 euro).

Contacteer ons van maandag tot zaterdag tussen 8 en 18 u op het nummer 02 548 28 00 voor meer informatie over de status van je kaart of om je pincode aan te vragen.

Bij verlies of diefstal moet je je kaart onmiddellijk laten blokkeren door Card Stop te bellen op 078 170 170 (24/7).
Indien je kaart niet kan worden teruggevonden, kun je een nieuwe kaart bestellen via Internet Banking (vervanging kost 10 euro per kaart).

Ga naar Internet Banking (in het menu Self Service) of open de Mobile App (in het menu Meer). Je kunt op elk moment eenvoudig:

• De betalingslimieten van je kaart verlagen voor elk type van verrichting: betalingen in de winkel en/of online en/of geldafhaling. Natuurlijk kun je die limieten later altijd opnieuw verhogen (zonder de standaardlimieten, hieronder vermeld, te overschrijden)

• De betalingslimieten gedurende zeven dagen tijdelijk verhogen (tot 10.000 euro voor betalingen in winkels en tot 5.000 euro voor online betalingen, in België en in het buitenland). Belangrijk: deze service is alleen beschikbaar voor wie bij ons als zelfstandige geregistreerd staat.

Dit zijn de standaardlimieten voor geldopname of betalingen op de Triodos Business debetkaart:

• Betalingen: tot 2.500 euro per dag, online of in de winkel, in België of in het buitenland.

• Contactloze betalingen: tot 50 euro.

• Geldopnames: tot 650 euro per dag, in België of in het buitenland.

Dat is momenteel niet mogelijk.

Maar zo vind je de pincode van je Triodos-debetkaart terug in de Triodos Mobile Banking app:

1. Log in op de app
2. Tik rechts onderin op Meer
3. Tik vervolgens op Kaarten >Pincode > Pincode tonen
4. Vul je 5-cijferige geheime code in om te bevestigen
5. Je ziet je pincode
6. Tik op OK om het venster te sluiten

Belangrijk: bewaar je kaart niet samen met de geheime code (die je per post kreeg).

Om documenten elektronisch te ondertekenen, heb je het volgende nodig:

• jouw identiteitskaart en de bijbehorende pincode
• een identiteitskaartlezer
• de gratis Acrobat Reader DC-software
• de eID-software van de Belgische Federale Overheidsdienst (die je hebt gedownload en geïnstalleerd op je computer)

Je kan jouw documenten dan elektronisch ondertekenen door de stappen te volgen die beschreven staan op de eID-site van de Belgische Federale Overheidsdienst.

Kijk voor alle details of bij technische problemen op de pagina met vragen en antwoorden van de eID-site van de Belgische Federale Overheidsdienst of neem rechtstreeks contact op met hen.

Zelfstandigen en supermandatarissen kunnen deze gegevens zelf wijzigen in Internet Banking. Ga daarvoor naar het menu "Self Service" en selecteer vervolgens "Gegevens organisatie".

Zijn er andere wijzigingen in het beheer?

Vul het wijzigingsformulier in dat bij jouw juridische structuur past en stuur het ondertekend en gescand terug, samen met de bijlagen die opgelijst staan op de eerste pagina van het document.

Je deze documenten insturen per e-mail op [email protected] of als bijlage bij een bericht via Internet Banking.

Ja, we aanvaarden een elektronische handtekening maar alleen als je deze met jouw Belgische identiteitskaart plaatst. Andere elektronische handtekeningen aanvaarden we niet.

Concreet: voor elk aanvraagdocument dat naar Triodos Bank wordt teruggestuurd, kan je de elektronische handtekening plaatsen (met Belgische identiteitskaart) in de plaats van dat handgeschreven te doen.

Stuur ons het elektronisch ondertekende document bij voorkeur per beveiligd bericht (via Internet Banking of Mobile App) of, als je nog geen toegang hebt tot Online Banking, per e-mail.

Belangrijk:

• Als er voor een document meer dan één handtekening nodig is, moeten ze ofwel allemaal elektronisch ofwel allemaal handgeschreven zijn. Een combinatie van handgeschreven en elektronische handtekeningen op hetzelfde document wordt niet aanvaard.

De wet ter voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme verplicht banken om de uiteindelijke begunstigden van hun klanten te identificeren. In het bijzonder wanneer deze klanten vennootschappen zijn of andere juridische constructies met of zonder rechtspersoonlijkheid die geld beheren of uitkeren.

Een andere wettelijke verplichting is dat nieuwe klanten een bewijs van registratie in het UBO-register moeten voorleggen. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners of ‘uiteindelijke begunstigden’.

Triodos Bank mag deze registratie niet als enige informatiebron over de uiteindelijke begunstigden gebruiken en stelt je daarom bijkomende vragen om de uiteindelijke begunstigden te identificeren.

De Excel-file voor het invullen van de verklaring over de identitieit van de uiteindelijke begunstigden is op vraag beschikbaar. De verklarende nota vind je alvast hieronder.

De verklaring over de identiteit van de uiteindelijke begunstigden is op vraag beschikbaar en moet ingevuld en ondertekend worden door de personen die statutair gemachtigd zijn om de vennootschap of entiteit te vertegenwoordigen. De verklarende nota vindt u alvast hieronder.

Om documenten elektronisch te ondertekenen, heb je het volgende nodig:

• jouw identiteitskaart en de bijbehorende pincode
• een identiteitskaartlezer
• de gratis Acrobat Reader DC-software
• de eID-software van de Belgische Federale Overheidsdienst (die je hebt gedownload en geïnstalleerd op je computer)

Je kan jouw documenten dan elektronisch ondertekenen door de stappen te volgen die beschreven staan op de eID-site van de Belgische Federale Overheidsdienst.

Kijk voor alle details of bij technische problemen op de pagina met vragen en antwoorden van de eID-site van de Belgische Federale Overheidsdienst of neem rechtstreeks contact op met hen.

Ja, we aanvaarden een elektronische handtekening maar alleen als je deze met jouw Belgische identiteitskaart plaatst. Andere elektronische handtekeningen aanvaarden we niet.

Concreet: voor elk aanvraagdocument dat naar Triodos Bank wordt teruggestuurd, kan je de elektronische handtekening plaatsen (met Belgische identiteitskaart) in de plaats van dat handgeschreven te doen.

Stuur ons het elektronisch ondertekende document bij voorkeur per beveiligd bericht (via Internet Banking of Mobile App) of, als je nog geen toegang hebt tot Online Banking, per e-mail.

Belangrijk:

• Als er voor een document meer dan één handtekening nodig is, moeten ze ofwel allemaal elektronisch ofwel allemaal handgeschreven zijn. Een combinatie van handgeschreven en elektronische handtekeningen op hetzelfde document wordt niet aanvaard.

De wet ter voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme verplicht banken om de uiteindelijke begunstigden van hun klanten te identificeren. In het bijzonder wanneer deze klanten vennootschappen zijn of andere juridische constructies met of zonder rechtspersoonlijkheid die geld beheren of uitkeren.

Een andere wettelijke verplichting is dat nieuwe klanten een bewijs van registratie in het UBO-register moeten voorleggen. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners of ‘uiteindelijke begunstigden’.

Triodos Bank mag deze registratie niet als enige informatiebron over de uiteindelijke begunstigden gebruiken en stelt je daarom bijkomende vragen om de uiteindelijke begunstigden te identificeren.

De Excel-file voor het invullen van de verklaring over de identitieit van de uiteindelijke begunstigden is op vraag beschikbaar. De verklarende nota vind je alvast hieronder.

Een feitelijke vereniging kan niet langer een rekening openen bij Triodos Bank, behalve wanneer de overkoepelende organisatie van de feitelijke vereniging al klant is bij Triodos Bank.

De verklaring over de identiteit van de uiteindelijke begunstigden is op vraag beschikbaar en moet ingevuld en ondertekend worden door de personen die statutair gemachtigd zijn om de vennootschap of entiteit te vertegenwoordigen. De verklarende nota vindt u alvast hieronder.

Om te beleggen in onze fondsen in (het nieuwe deel van) Internet Banking of in de Mobile App, volg je deze stappen:

• Nadat je bent ingelogd, ga je naar de effectenrekening en kies je voor 'Start met beleggen' of 'Andere beleggingen'.
• Je komt op de overzichtpagina met alle fondsen in ons aanbod. Kies het gewenste fonds.
• Je bent nu op de productpagina van dit fonds. Lees de informatie door tot helemaal beneden.
• Eens je onderaan de pagina bent, wordt de knop ‘Aankopen’ groen. Klik erop om verder te gaan.

In de volgende schermen kies je:

• in welke klasse je wilt investeren (R-Cap – kapitalisatie of R-DIS – distributie)
• het bedrag dat je wilt investeren
• de frequentie (eenmalig of maandelijks)

Nadat je die stappen hebt doorlopen, bevestig je de transactie met je geheime code (via de app) of met je wachtwoord (via Internet Banking).

Ter info is dit het verdere verloop:

• De aankoop gebeurt op de bankwerkdag (D) waarop we het geldige aankooporder ontvangen vóór 11.30 u. Ontvangen we het order later, dan wordt je aankoop pas de volgende bankwerkdag verwerkt.
• Op D+1 wordt de NIW (netto-inventariswaarde) berekend op basis van de beurskoers van de activa van het compartiment van de vorige dag (dag D) en krijg je een bevestiging van de uitvoering via Online Banking en/of per post, afhankelijk van jouw keuze.
• Op D+3 is de transactie afgehandeld.

Een bankattest is een officieel document dat jouw Triodos rekeningnummer bevestigt.

Het saldo kan desgewenst ook vermeld worden.

Het is ook mogelijk om de taal van het attest te kiezen.

Je kan zelf een gratis bankattest downloaden vanuit Internet Banking.

Het attest kan je downloaden door in te loggen in Internet Banking en vervolgens te navigeren naar Self Service > Downloads > Bankattest.

Je kan je rekeninguittreksels als pdf downloaden in

• Internet Banking via Self Service > Downloads
• de Mobile App via Meer > Downloads

De frequentie van je rekeninguittreksels kan je wijzigen via Rekeningen instellen > Frequentie rekeninguittreksels.